La clasificación de
los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria
que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento.
Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la hora
de poder clasificar, podremos establecer distintas formas:
- Atendiendo a la
ubicación de los archivos:
Archivo centralizado. Toda
la documentación de la empresa se guarda en una misma ubicación, que podrá
estar en la misma empresa o en un lugar distinto.
Archivo
descentralizado. La documentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta
forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación por ubicación.
- Atendiendo a la
frecuencia de consulta:
Archivo activo. Se
consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea menor o
menos frecuente, se trasladarán al archivo semiactivo.
Archivo semiactivo.
Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. Se mantienen durante
un período de tiempo estipulado y después se analiza cuál de ellos se
trasladará al archivo inactivo.
Archivo inactivo. En
él se suelen guardar aquellos documentos que no se consultan o si se hace, se
hará de forma esporádica, un ejemplo de documento que suele archivarse en este
tipo de archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivos
documentales o históricos que representan un valor simbólico para la empresa.
Desde este archivo podrán pasar algunos documentos a su destrucción definitiva.
- Atendiendo que
aquello que se desea almacenar:
Archivo horizontal. Los
documentos se ubicarán de forma horizontal, uno sobre otro, por ejemplo, las
carpetas clasificadoras.
Archivo vertical. Los
documentos se dispondrán de forma vertical, uno detrás del otro, por ejemplo,
los cajones de carpetas colgantes.
Carpetas suspendidas
mediante cajón
|
Carpetas suspendidas
mediante rail
|
Archivo lateral. Los
documentos se ubicarán de forma lateral, lo que permitirá ver los cantos o
lomos de las carpetas donde se suele indicar el texto descriptivo de aquello
que contienen.
- En función de la
privacidad:
Archivos personales. Espacio
físico reservado a una única persona y que, por tanto, deberá disponer de un
cierre de seguridad para preservar el contenido de su interior. Taquillas,
cajones de mesa con llave, etc.
Archivos
departamentales. Lugar donde se almacena documentación departamental, por lo
tanto, únicamente tendrán acceso las personas pertenecientes al departamento o
el responsable máximo del mismo.
Archivos generales. Archivo
de acceso general, por lo tanto, cualquier persona que tenga los permisos
oportunos podrá acceder al archivo para localizar cualquier documento.
